Tầm quan trọng của thiệp mời trong tổ chức sự kiện

NQC1

NQC1Sự kiện đã có concept, có theme chủ đề và những kế hoạch thực hiện để chuyển tải thông điệp. Tuy nhiên cách thông báo về sự kiện lại là một nhân tố cực kỳ quan trọng thuyết phục những người tham dự. Thiệp mời tham dự sẽ giúp chúng ta thực hiện việc hé mở thông điệp của sự kiện tới những người tham dự.

1/ Thiệp mời tham dự sự kiện

Hình thức phổ biến nhất của một tấm thiệp là được trình bày trên … giấy, có thể là giấy hình chữ nhật, hình vuông, hình tròn hoặc cấn bế tạo hình đặc biệt.

Một số loại thiệp được trình bày trên những chất liệu đặc biệt như mảnh da thú, tấm liễn… Một số được để vào những vật dụng đặc biệt như công ty Dutch Lady để thiệp mời tham dự tiệc Giáng sinh của họ trong chiếc giày của ông già Noel may bằng vải bông, có năm họ lại cuộn giấy mời vào, để trong một ống tre có khắc laser tên chương trình ở bên ngoài.

2/ Trình bày nội dung một tấm thiệp mời

Một thiệp mời nêu bật tên của sự kiện là bữa tiệc cảm ơn, thiệp cưới, thư mời tham dự hội nghị khách hàng, hay tham dự một buổi hòa nhạc… Tiếp đó là thời gian, địa điểm tổ chức, chương trình. Nếu chương trình có nhà tài trợ thì tùy theo thiết kế phải thể hiện quyền lợi nhà tài trợ (logo, tên thương hiệu…).

3/ Nội dung bên trong một tấm thiệp mời

Thiệp mời càng thể hiện nhiều thông tin về tính chất sự kiện, yêu cầu của người mời thì càng góp phần khiến sự kiện đạt độ hoàn hảo. Chẳng hạn, có đám cưới liên quan đến chủ đề màu tím, cô dâu chú rể có thể yêu cầu khách tham dự mặc đồ có màu liên quan. Hay khi tham dự sự kiện mang tính chất trang trọng, thiệp mời nên chú thích yêu cầu về trang phục của khách tham dự để không gây phản cảm hay khó xử cho không gian chung.

Nếu chương trình có người nước ngoài tham dự, nên để nội dung song ngữ trong thiệp. Nếu có đủ không gian trình bày, có thể đưa trước nội dung chương trình vào thiệp để người tham dự tiện xem trước.

4/ in ấn thiệp mời

Đây được xem là khâu quan trọng nhất trong việc tạo ra một mẫu thiệp mời,  đòi hỏi người phụ trách phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực gia công in ấn và thành phẩm, phải hiểu tính chất của từng loại giấy, màu sắc của thiệp ra sao? để lựa chọn loại giấy cách gia công và in ấn cho phù hợp

Chất liệu in thiệp và phương pháp in thiệp

Thiệp mời là bộ mặt của sự kiện cho nên việc chọn chất liệu vô cùng quan trọng. Chất liệu tạo thiệp mời rất phong phú tùy theo ý tưởng và mong muốn của người tổ chức sự kiện .

Đối với những sự kiện phổ thông, những tấm thiệp in offset trên các loại giấy phổ biến như Fort, Couche nếu phối hợp với design đẹp cũng đủ tạo ấn tượng với người tham dự. Tuy nhiên, ở những sự kiện mang tính sang trọng, muốn thể hiện đẳng cấp của nhà tổ chức, chẳng hạn một buổi networking dành cho doanh nhân hay ra mắt một loại mỹ phẩm đắt tiền, cần phải sử dụng những chất liệu cao cấp hơn để đề cao giá trị của sự kiện. Hiện nay các nhà in đều cung cấp rất nhiều mẫu giấy mỹ thuật để chúng ta có thể lựa chọn làm chất liệu cho tấm thiệp của mình. Giấy mỹ thuật có thể có vân, gân hay họa tiết chìm, có mùi thơm hay không mùi. Ngoài ra còn một vài chất liệu đặc biệt như giấy dó, giấy pơluya…

Nhưng dù thế nào, chúng ta cũng nên lưu ý chọn giấy có độ dày tương đối để tấm thiệp luôn thẳng thớm, thể hiện sự tôn trọng dành cho người nhận. Còn nhớ ở một lễ trao giải trong ngành quảng cáo, nhà tổ chức đã thiết kế một tấm thiệp dài khá ấn tượng nhưng không hiểu do muốn tiết kiệm tiền hay như thế nào, mà họ lại chọn loại giấy Couche khá mỏng, làm cho tấm thiệp luôn “ưỡn ẹo” trên tay người cầm. Định lượng giấy phù hợp để làm thiệp nên từ 220gsm trở lên.

Có nhiều phương pháp in thiệp khiến ta phải cân nhắc sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Đối với những sự kiện có từ 500 – 1000 khách mời, chúng ta có thể chọn hình thức in offset bởi vì hình thức này vừa rẻ mà chất lượng in lại cao, còn với sự kiện có dưới 300 khách mời, chúng ta có thể thực hiện in kỹ thuật số (in nhanh) bởi hình thức in này phù hợp với các bản in số lượng ít. Đi cùng với in offset, người ta có thể cấn bế tạo hình cho tấm thiệp, in UV(hay phun UV) phủ toàn bộ bề mặt thiệp hay UV định hình cho thiệp để làm nổi bật một câu chữ hay hình ảnh đặc biệt trên tấm thiệp đó.

Riêng đối với các loại thiệp cao cấp thì số lượng in không quan trọng bởi vì thông thường người ta in kéo lụa trên chất liệu giấy mỹ thuật. Hình thức in ép kim (ép nhũ) là một phương pháp in khô dùng nhiệt và áp lực để tạo hiệu ứng màu sắc hoặc kim loại, được nhiều người ưa chuộng bởi hình ảnh rất rõ nét và sắc sảo, tuy nhiên giá thành hơi cao bởi giá một khuôn kẽm là từ 500,000 VND. Hình thức in nhũ, in nhũ nổi… cũng khá phổ biến và làm tấm thiệp thêm phần sang trọng.
thiệp mời sáng tạo, thiệp mời ấn tượng
Thiệp mời khai trương tòa nhà Cotecons được in ép kim màu bạc trên giấy mỹ thuật màu trắng

Thời gian in thiệp thường từ 2 ngày tới 5 ngày, nhưng phòng khi nhà in kẹt nhiều đơn hàng, nhất là những dịp cao điểm như mùa cưới, mùa Tết… chúng ta nên dành một khoảng thời gian tương đối dài hơn để sắp xếp việc in thiệp. Nếu thiệp được chuyển sát ngày diễn ra sự kiện, chúng ta có nguy cơ gởi thiệp quá cận ngày hoặc không gởi kịp thiệp tới tay người tham dự, cho nên việc thiết kế và in thiệp cần được ưu tiên thực hiện với một khoảng thời gian tương đối rộng rãi.

Gởi thiệp mời cho người tham dự

Khách mời thường có ấn tượng tốt với những giấy mời mà tên họ được viết tay nắn nót và thường mở những thiệp mời được viết bằng tay trước, khiến chúng có hiệu quả hơn loại thiệp in trên nhãn hoặc phong bì. Nhưng trong trường hợp phải gởi quá nhiều thiệp mời, đơn vị tổ chức có thể dùng chức năng label của MS Words hoặc Excel để tập hợp thông tin về người nhận và xử lý công việc nhanh hơn.

Cho những sự kiện lớn mang tính quốc tế, thiệp mời phải được gửi cho khách trước ít nhất 2 tháng để có thể đặt vé máy bay, phòng khách sạn kịp thời gian. Còn với những sự kiện nhỏ (hội thảo, hội nghị, tiệc cưới), thời gian có thể từ 1 đến 2 tuần trước khi sự kiện bắt đầu. Sau khi gửi thiệp, ban tổ chức cần xác nhận xem người nhận đã nhận được thiệp mời chưa qua email, điện thoại, đối chứng với bưu điện…

Trả lời